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出席。他们要知道他们是否将更了解一种新产品，或有助于向难对付的顾客
推销的新折扣，或者是否将在他们觉得需要改进的地区举办培训班。给他们，
以及所有有关的其他人尽可能多的讯息，越早越好。如果你能提前寄送会议
的全部议程，结果就更好了。
建议：“含蓄”的邮件可有效地用以引起兴趣，但要留待造成对特别附
加的吸引性的兴奋情绪时用，首先不要使人们猜想为什么要召开会议。
·阐明细节
如果对出席人员的所有疑问都已提供回答，或者他们知道在哪里可以得
到回答，他们就更为安心，觉得更有把握。例如，他们需要穿上衣打领带就
餐吗？全部晚餐都排定了吗？有没有自由活动的晚上？有什么娱乐设施？
建议：为确保人们确实阅读他们收到的全部消息，可附信概述各附件涉
及的不同事项。
帮助与会者准备参加
会前分配任务是使人们参加会议并引起回馈的极好办方法，这种任务分
配还起传达会议重要目的的作用。
任务分配可采取多种形式。你可以寄送准备讨论的材料以供研究，例如，
案例或产品规格资料；或者你可以要求人们准备他们自己的材料以供讨论：
诸如该年度他们突出的销售案例，或者他们未能圆满解决的顾客异议，或者
其他的挑战或机遇：你也可以要求他们在规定日期前送来拟议的讨论题——
指定范围，或完全不受限制。
也可以在开会通知中，要求推销人员准备3O～45分钟的发言。一位销售
经理说：“我让他们发言当年五六个主要指标——问题或机遇。发言者谈他
需要做什么以及需要谁帮助他做。审查这些发言的人包括生产和技术人员以
及较高的管理部门，目的是告诉他们怎样帮助推销人员。”
·外面开会设施的选择
闹市区旅馆：在这里你会看到许多特点和令人愉快的事务：会议室有大
有小；大量的视听器材；会议服务工作人员；文书和影印服务等等。在娱乐
方面，有各种商店和餐馆，或在旅馆之内，或在附近，步行或乘出租车即能
到达。还可能有文化和体育设施。
飞机场旅馆：一说到飞机场旅馆，首先想到的是飞进来开会，再飞出去
的便利——没有往返市内时的交通混乱。但好处还不只于此。即使在闹区旅
馆客满时，飞机场旅馆往往也还有客房。因此，你无须因为那里正好是开会
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季节而取消一个方便的目的地。
飞机场旅馆的管理部门热切希望进军日益增长的会议市场，因而你可能
和他们签订比闹区旅馆更为优惠的合同。许多飞机场旅馆有会议服务工作人
员来帮助你计划会议，而且这些飞机场旅馆决不是简陋的，许多备有精心布
置的公用场地和多种多样的娱乐设施，不亚于闹区旅馆。
度假胜地旅馆：假如你想为你的会议增添一点魅力，而且娱乐已列入日
程，你就可以挑选度假胜地旅馆。不要把思路局限于有沙滩和棕榈树的海岛
胜地，也可以考虑滑雪胜地或划船和垂钓的地方。扩大你的选择范围，除了
有更多的各类活动可供挑选外，还会使你有更大的灵活性，因为不同的地点
在一年的不同时期引人入胜。
会议中心：虽然会议中心已存在30多年，但其数目在最近几年急剧增
加。理由是：企业管理部门越来越重视会议，而会议中心是为小型和中型集
会服务的。
会议中心的特点包括：特制的椅子，坐数小时也觉得舒适；隔音的会议
室；每间卧室都有读书的地方；指定专人负责协调你的服务，在会议期间随
叫随到。许多会议中心都在僻静地方，所以便于进行严肃而辛苦的会议。许
多会议中心备有娱乐设施，诸如网球场、高尔夫球场、健身俱乐部等。
□设施、计划核对清单
一位销售主管人员在会议休息时收到一张七壶咖啡的帐单。她只要了三
壶。问题出在她和会议场所设施的代表人从未讨论重复同样饮料的问题。
不要让这种事情在你那里发生。在起草会议合同时，提出下列问题，并
要求书面回答。
会议室和备用房间：
·哪些房间——有房号或其它名称标志——将实际分配给你单位？
·多少人将参加全体会议和开幕式？
·这些房间预定的日期是哪几天？
·每天的会议何时开始和结束？
·座位按什么形状排列？（如果你不熟悉术语——教室形式、剧场形式
等——就让在会议场所和你联系的人解释，必要时让他画各种形式的草图。
·提供哪些视听器材？讲台？麦克风？屏幕？放映机？卡片簿？
·照明能调节吗？
·对出席人是否供应笔记本和铅笔？
卧室：
·为你单位准备多少房间？（注意：不要为了“以防万一”而多订房间，
也不要在登记报到时要求增加房间。旅馆很难满足这种变动。）
·要单人房还是要双人房？（你或你公司某人应提供订房清单。）
·开会场所是否每订若干房间就提供一间免费房间？
·可以迟办退房手续吗？
·房租多少？附加什么税？
·房间帐单开给个人还是直接开给公司？
·房租何时起算和结算？
·对那些必须在起算前到达或结算后离开的参加者，旅馆能提供什么样
的膳宿？
膳食服务：
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·对集体出席人供应哪些饭菜？哪些饭菜由他们自费？
·什么时间开饭？（尽量不要订在最拥挤时间——午餐12点或12时30
分，晚餐7点或7时30分。上述时间食堂工作人员最忙，服务可能差些。）
·有自助餐形式的饭菜吗？
·在坐着进餐的情况下，人们吃的是定食呢还是可以从菜单点菜？价格
有何不同？
·是不是有些宴会或有精致装饰的宴会，需要特别安排？
·是否需要供应会议休息时间的咖啡？是否上下午都需要？
·休息时间可供哪些饮料及食品？
·休息时间的咖啡和茶是按人还是按壶收费？
□开幕时的社交晚会
与会者到达的当天晚上举行鸡尾酒欢迎会，然后第二天上午开始举行会
议，这是相当标准的作法。但这不是唯一可行的方法。如果与会者能于中午
到达，你可以在下午例如两点举行开幕式，继之以鸡尾酒会和预定的晚餐或
自由参加的晚会。
在到达日就开始可能会更有效利用每个人的时间，甚至能使你提前一天
结束会议而不略去任何一件事情。如果你已
为会议指定正式的航班，你在航空公司的联系人能帮助你协调人们和到
达时间并相应地计划你的议程。
即使是开幕日的鸡尾酒会也不必是严格社交性的。一位运动衣商在鸡尾
酒会中间展示了他的新货色。人们已经有时
间喝酒吃东西，所以并不讨厌这种插曲。而且见到新货色使他们热情谈
论会议期间能够了解这方面的哪些情况。
□第一次全体会
这方面又有对标准做法的变动余地。你是不是想在会议开始前让人们漫
步进入并坐下，还是愿意他们在会议室外会合，一直到会议开始前几分钟？
然后你突然打开门，让他们在激动人的音乐伴奏中通过出席的主管人员的欢
迎行列走进会场。
在会议开始时，往往放映电影或幻灯片。许多这类商业演出适合于适当
的主题，可以照用。其它的可以按你的需要插入你自己的幻灯片。或者你可
以进行你自己的演出，用当年或上次会议拍摄的镜头。但如果是严肃的，只
有工作没有娱乐的会议，开幕时使用视听设备可能不合适。你可能宁愿直接
讲开场白。
开幕式为整个会议定下基调。你让参加者知道可以抱什么期望，而且你
或者得到他们的合作，或者得不到。因此，第一个讲话的人——不管是总裁，
是负责销售的副总裁，是负责市场营销的副总裁，还是其它主管人——应该
提醒大家为什么召开会议。
“今后几天内你们学到的新的服务工作，将有助于我们进入一个全新的
市场。在你们回去以前，你们会有六个不同机会了解其特征和作用，以及你
们能向顾客奉献的好处。”
如果公司总裁出席会议，但不致开幕词，他的讲话就应包括解释他为什
么觉得参加会议是重要的。其它的总部人员可以只被介绍，或者简单说几句
有关他们主管的工作以及他们将如何参加会议。例如，主管新产品的经理可
能愿意告诉参加者他已审查会前要求他们提交的顾客异议并将于“明天上午
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十点讨论”。
如果有大家感到疑惑的谣言或棘手问题，就在会上正面提出。例如，告
诉大家你了解他们想知道新行销方案会如何影响他们的推销和收入，然后立
即给他们坦率的回答，或告诉他们到会议什么阶段将得到回答。
务必做到有人——谁合适，就找谁——向大家就公司现状及其面对竞争
者的处境作一诚实的评价。还要告诉推销人员他们在维护和加强公司地位的
全面战略方面应起的作用：
“你们能用本次会议上学到的知识使我们的顾客相信我们比过去�