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间。但不管怎样，绝大多数人都同意：越能在短时间内实现会
议目标越好。
3。与会者对会议感到满意——所谓满意，并不意味与会者对会议的主题
或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探
讨裁员，与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设
法令与会者了解裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提
出实施办法，这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与
会者对会议感到满意，则应提供机会让他们尽量吐露心声，并
参与讨论。
以上三个要求中，2和3在相当大的范围内是相互冲突的。这是因为若
想使与会者感到满意，就不能不花时间讨论，
但是若想在短时间内实现目标，就必须剥夺与会者自由讨论
的机会。
总之，真正富于实效的会议所应具备的条件是：在与会者均感满意的情
况下，以最短时间实现会议目标。当然，要使会
议全部符合这些要求实在不容易，但这些要求至少应成为会
议主持人及与会者共同努力的方向。
□不切实效的会议有何危害
富于实效的会议，可以帮助我们发挥“提供信息、收集信息、解决问题、
宣传政策、培育训练”等功能。这显然是有益的，尽管其效益大小很难衡量。
而不富实效的会议，将有三大危害：
1。会议目标无法实现。会议是以目标的实现为导向，一旦目标无法实现，
那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部“泡汤”。
2。会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本，即指使投入于会议
的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来
可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议，而将它们导人其
它途径，则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益，就是召开会议所
必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量，但可从一场会议的花销，
对它作初步的估计。假定：A、某场会议的与会者共有10位：B、每一位与会
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者月薪为30000元；C、每一位与会者每个月工作时间为10000分钟；D、每
一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的25％。在以上的假设下，一组织
对每一位与会者在上班时间内每开1分钟的会议所须支付的代价是3。75元，
而对10位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为2250元！倘若将
会议主持人规划会议的时间，以及会议的直接成本 （资料印制、纸张、茶点
等费用）包括在内，则一组织对10个人开1个钟头的会议，所须支付的代价
可能接近3000元！这即是说，这10个人所开的1个钟头的会议如果无法实
现目标，那么3000元就会“泡汤”，而且原先若不召开这1个钟头的会议，
而将这个“泡汤”的3000元使用于其它途径，则可能产生相当可观的效益！
3。与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满，则其反应
将可能是这样的：
“会议的主持人原来是这样无能！”
“以后再由同一个主持人所召开的会议，将拒绝参加！”
“会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效！”
这些消极的反应可能降低士气，甚至导致员工缺勤率或流动率提高。
许多无质量的会议不但没有什么益处，现实中而且相当有害。当我们面
对滥于开会的现状后，将不得不承认这并非
毫无根据的。只要仔细观察，不难发现，有许多会议是基于不正当的理
由而召开的。它们至少包括下列六种：
1。为满足无聊的愿望而开会———有些会议是因“不妨找个时间大家聚
一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与
交际或聊天，并没有多大差别。
2。为符合惯例或传统作风而开会———有些会议是因“历来都利用星期
三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所 谓的“例会”。
例会召开与议案无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议！
3。为攀比而开会———有些会议是因“人家会计科每星期都举行一次会
议，咱们人事科又岂能落后”而召开。这一类会议在本质上是一种“东施效
颦”式的举动，其目的不是为处理实际问题。
4。为表功而开会———有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为
咱们偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。
5。为推却责任而开会———有些会议是因“没有理由让我单独承担全部
的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎
俩。
6。为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会———有些会议是因
“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属
之中，有两位经常迟到早退。他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上
下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他
同事在场而产生一种错觉。以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因
此对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备
而士气低沉。因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个
人士气低沉之外，将无实际效果可言。
最后，让我们总结一下：会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解
决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段，但它并非是发挥该功能的唯
一手段，也未必是最好的手段，应设法减少那些基于不正当的理由而召开的
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会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探寻取代会议的更有效途径以提高
工作效率。
□会议为什么会没有实效
导致会议失效的因素极多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行
中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下：
会议前
1。欠缺目标。
2。目标不明确。
3。欠缺议程。
4。与会人选不当（与会者太多或与会者太少）。
5。会议时间不当。
6。开会通知时间不当（太早通知开会或太晚通知开会）。
7。开会通知内容欠周详。
8。会议地点不当。
9。会议场地设备欠佳。
10。与会者无准备而来。
11。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。
12。会议不能准时开始。
13。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。14。向来很少
开会、致使每次会议议案堆积过多。会议中
1。从事交谊活动。
2。外界干扰。
3。与会者发言离题。
4。主席出难题。
5。让没有必要留在会场的人员留在会场。6。犹豫不决。
7。资料不充足，却贸然决策。
8。少数人垄断会议。
9。与会者之间交头接耳。
10。与会者不表明真正感受或意见。
11。与会者之间争论。
12。与会者与主席争论。
13。视听器材发生故障。
14。与会者欠缺热心。
15。会议超出预定时间。
16。主席未能总结会议成果。
会议后
1。欠缺会议记录。
2。不能对决议事项进行追踪。
3。不能对会议成败得失进行检讨。
4。不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。
5。与会者对会议感到不满。
以上诸种因素大都可由主席加以控制。以后将在有关章节中分别阐释主
席所扮演的角色，以及主席角色所应具备的条件，之后再循序探讨主席应如
何克服导致会议没有实效的诸种因素。
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《成功有约——高效会议手册》会议通则
没有会议，任何企业都难以运作，而无效率的会议，往往大量浪费企业
的成本，甚至无法得到开会所预期的效果。
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一、会议目标的设定
决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良
好的会议目标应符合四项要求：
1。会议目标必须用书面列明。许多会议主持人在规划会议的时候，都以
为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们
时常想起它们，则是否诉诸文字，将不会产生任何实质上的差别。其实，这
是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第
一、有助于目标的内涵澄清；第二、书面目标较不容易被遗忘；第三、当目
标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
2。会议目标必须切合实际。所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是
“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。
事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战
性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的
可能。
3。会�