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上确切的位置图及交通路线图。
（3）会议的目标。
（4）与会者须事先准备的事项。
（5）其他与会者的姓名。
一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手
中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规
划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工
作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有
必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两三
天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过
一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准
备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人
物看待！
会议召开前的细节问题：
（1）礼仪的提示
一个成功的会议，必须避免可能出现激发不愉快的根源。大多数小的不
愉快可以用一般的礼仪去避免。下列的礼仪提示——常被忽视，因为它们似
乎是显而易见的——对任何会议的成功都有积极作用。要建立一个备忘录卷
宗并指定专人来检查这些细节：
·每次会议都适当地预先通知与会者，明确说明会议的性质和宗旨、开
会时间、地点和大致的会期。
·当需要下级人员参加一个特别会议时，应与部门领导协调，如果部门
领导本人对这个会议有兴趣并希望亲自参加会议的话，则尤应如此。
·把与会者按姓氏笔划列在会议记录本或与会者名单上，并把会议领导
人姓名列在最后。在有些会议上，如果有级别远远超过其他出席者的主管人
员参加，可以把他的名字写在最前边，其他的人仍按姓氏笔划排列，会议领
导人列在最后。
·介绍陌生人、新来的人或访问者，并把他们的特殊关系告知小组。
·会议的取消或延期，应尽可能及早通知，并说明日程变动的理由。
·如涉及外部的发言人或讨论会参与者，应确定联络安排无误。
·应该用个人电话或书信向特邀发言人、对会议成功有突出贡献者、或
用口头致意还嫌不够的人，表示感谢。
（2）怎样促使参加
要开会有效率，与会者不仅身体出席会议，而且精神上和感情上也要一
齐投入。参与者会成为有效会议的宝贵资源，还是障碍，取决于活动的安排
方式。在某些小组，即使最优秀的人也可能没有作出明智的反应或没有做到
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合理的共同讨论。有些组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管
有细心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，
管理部门必须预先考虑参加会议的人彼此间将如何反应。
在工作人员会议上或类似的小组讨论会中，个别参加者的冲击和影响大
大加强——他所能设置的障碍也大大加强。由于安排更多人参加会议，预测
与会者相互作用的问题就变得更困难了。
与会者的人数有时在确定战略方面成为决定性因素。有些权威人士说，
一个有效的圆桌会议，18人是最大限度。假如目的是解决问题，则4—7人
最合适，12人可能就到了极限。
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六、会场的布置及座次安排
□会场的布置
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息
的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式
安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让
每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟
通。再如在培训会议里，如人数不多，则可让与会者坐在马蹄型的桌子的外
圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之
间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚
在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在
布置场地时，你仍须注意以下几项：
（1）应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘
若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴
不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位
区分为吸烟区及非吸烟区。
（2）如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。
（3）准备视听器材。黑板（白板）、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放
映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、
投影机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而
且它们应准备就绪以便随时启用。
（4）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供
茶点，以防与会者分心。
（5）当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。
不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘
若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中
有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纸漏，则一定会出纰漏，而且就
在最不应该出纰漏的时候出纰漏。
许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会
议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥
作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而
不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。
桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议
的目的：
拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东
西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位
布置可采用下述两种形式：
·剧场式——选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长
短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期
望观众集中注意力超过两个半小时，包括中间休息半小时。
·教室式——如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板
的椅子或布置成排桌子。两个人一张 2米的桌子才适于工作以及安放玻璃
杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。 （记住要使吸烟者与不吸烟者分开
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来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
解决问题的会或培训会：这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持
人或任何展示。这种会往往要求“共同负担”领导，座位的安排要便于鼓励
个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个25人的讨论
小组，但多数权威人士同意7～12人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为
舒适。座位布置建议如下三种方式：
·圆桌式——如每个小组限于8人以下，而且无需使用黑板或其它展示
品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是
圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。
但坐在桌子另一头的人稍有不利。
·马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张
以上的桌子排成U字形，主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。
对于一个12人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9
米的房间。
·V字形式——这比U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。
这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不
能彼此看得很清楚。
依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内
容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置
的内容都不外乎这样三大类：
主题性布置主题性布置就是为显示会议主题所进行的布置。会场的主题
性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场座席布局等。
它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的
最主要的部分和重点。
在谈到这个问题的时候，还需要特别指出的是：在实际的会议活动中，
有很多人士对会场布置中的所谓“主题性布置”的理解过于狭窄，一谈到会
场布置时，他们总是觉得只有对会议的会标、会徽的布置才属“主题性布置”，
才和会议的主题有联系，而对会场内与会人座席的布局形式是排除在外的，
总以为会场内座席布局的问题就是一个坐椅的问题，“只要能坐就行了”。
其实这是一个误解。会场内与会人员座席的摆放形式 （布局），直接体现了
会议的性质、功能、主题，若对会场座席摆放合理，能够满足与会人员特定
的心理需要，可以对会议的成功�