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州县官的任用有一整套法定程序，各类缺位空出时，分别按不同方式任命。题缺空出时，由该省督抚在应升、应调官员中题补；调缺空出时，由督抚在本省现任官员中拣调；留缺空出时，准许督抚在分发本省候补人员中任用；选缺空出时，先由各省督抚任命合格人员署理，然后再由吏部确定有关人员前往接替。督抚委任调缺、题缺、留缺人员，均为署理，报请吏部批准后方为实缺。
根据任职地方的不同，清代又将地方府州县缺大体划分为两类，即在内地任职的“腹缺”和在边远地区任职的“边缺”。在内地任职，五年无过失，按例即可升迁。而在两广等地任职“烟瘴缺”、云贵川等地任职“苗疆缺”，只要三年没有过失，即按例升迁。此外，江苏上海、浙江海宁、广东东莞等“沿海缺”，山东德州等“沿河缺”，其任职升迁视同“边缺”。
尽管州县官缺实行分类管理，吏部也要求按章程办事，但大权实际操在督抚手中，因而那些热中升迁的官员，一味逢迎上司，以求速化，视官如传舍，不但谈不上吏治民生，背后还隐藏着跑官卖官的巨大黑幕。
《清代衙门图说》 第一部分“大挑八仙”以貌取人
“大挑八仙”，以貌取人
州县官的出身主要有两类，一是“正途”，即常规途径，包括进士、举人、贡生（经国子监培养）、荫生（恩荫、难荫及特荫）；另一类是“异途”，即非常规途径，包括吏员、生员、捐纳、军功等。
清代知县的“出身”确实关乎吏治好坏。瞿同祖在《清代地方政府》一书中，根据乾隆十年的《缙绅全书》统计，知州中监生（在国子监就读，包括恩监、荫监、例监等）所占比重最大，达278％，进士229％，举人139％；知县中进士446％，举人223％，监生127％。另一位学者徐炳宪没有统计比例，但他根据自乾隆二年恩科始，到光绪三十年甲辰科止，统计出进士除授知县的总计有4871名。这说明“正途”出身尤其是进士、举人选任州县官的占了多数。清代官场有这样的谚语：
要为名高点翰林，主事也可显才能。
发财最好当知县，惟有中书最冷清。
这则谚语是说中进士后士人的几种出路，很显然，在朝为翰林，外放做知县是最好的选择。尽管士人皆知“发财最好当知县”，但比较而言，科举出身的官员，秉持道德操守，兼有济世救民情怀，因而不会出大格。相反，捐官出身的知县，就是为发财而来。
一则笔记记载说，山阴人蒋渊如对知县一缺垂涎已久，但苦于捐官的钱太多，于是和他的几个友好唐文卿、陈柏生、王平斋、吕少川在一起商量，大家凑钱捐官。并按照出钱多少确定缺位。他们还约定，蒋做县令，唐做刑名师爷，陈做钱粮师爷，王做管钱漕的家丁，吕做门稿。并商定将所有收入放到一起，按照出资多少分配。几个人随即签字画押，歃血盟誓。几个月后，蒋果真得到一个县令的缺位，而且是一个肥缺，其他几个人遂跟随蒋某人一同上任。按照以前的约定，蒋每日高坐堂上，对唐、陈待以师爷的礼节，而将王、吕二人视为仆役一般，王、吕也欣然接受，毫无怨言。五个人通过舞文弄法，每年敛取不义之财多达二十多万两。三年考绩，蒋尽管因贪被革职，但已与其他四人满载而归。
举人授知县的分为拣选（以应升之员选补）和大挑两种。由于举人多年甚至十几年不得州县实缺，乾隆时期开始实行大挑之法，每六年举行一次，由三科不中的举人参加，十人取五，一等用知县，二等用学正、教谕等官。
据《清稗类钞》记载，大挑时有一套办法，仪式也很郑重。一般由皇帝指派王大臣任大挑官，地点在内阁举行。最初是十个人为一排（也称一班），后来由于参加大挑的举人实在太多，因而改成二十人为一班。参加大挑的举人按照顺序站好后，先挑出相貌魁伟的三个人，列为一等，唱（拉长声音叫人的名字）三个人的名字，表示用作知县，这也是大挑中的幸运者。三人兴高采烈出去后，再唱八个人的名字，这八个人纯属陪衬，不派任何差事，因此俗称“八仙”。“八仙”出去后，剩下的九个人不再唱名，全部任用为教职人员。九人出去后，下一班进来，依次循环。
大挑最主要的“标准”就是论相貌，可以说是以貌取人。但这里的“相貌”融入了“品”的内涵，与我们通常对人的第一感官印象差不多。这个“标准”就是俗称的“八字”，即“同、田、贯、日、身、甲、气、由”。前四个字都能被选中，也是所谓“吉相”。“同”是面方长，即“国字脸”，被排在首选之列；“田”是面方短，这种人有匀称的美，被认为做官“四平八稳”；“贯”是头大身直长，即所谓魁伟型，被认为能够压得住场；“日”字型是胖瘦长短适中，但全身端直。后四个字被认为不是“吉相”，因此都不中选。“身”是体斜不正，这种人做官被认为不稳当，也就是做不长；“甲”是头大身小，被认为“向下栽”一类；“气”是单肩高耸；“由”是头小身大，即小脑袋人。
《清代衙门图说》 第一部分“首县十字令”
“首县十字令”
在全国一千三百多个知县中，最难做的莫过于首县了。过去把省治或府治所在县称为首县，该府所属的其他县，要尊称首县为“首台”，这位“首台”大人在该府所属的十几个州县中，居于“领袖”地位；如果首县在省会里，他的地位也就成为全省州县的“领袖”。但这个“领袖”是最不易做的，以致官场有句流行的谚语，即“前生作恶，知县附郭”。
嘉道时期从知府做起，一路做到总督巡抚的梁章钜，晚年写了一部《归田琐记》，他在该书“首县”里讲述了自己亲眼所见的一件事：他在衢州府城小住，同驻一城的西安县令一再向他讲，首县是万万做不得的，并引述官场流传已久的谚语：“前生不善，今生知县；前生作恶，知县附郭；恶贯满盈，附郭省城”。据梁章钜考证，这句谚语流传甚久，宋漫堂《筠廊随笔》已经记载，说其先人文康公从阳曲县令做起，经常向他讲这句话。梁还说，近来有人写做“首县十字令”，刻画入微，字字传神：
一曰红，二曰圆融，三曰路路通，四曰认识古董，五曰不怕大亏空，六曰围棋马钓中中，七曰梨园子弟殷勤奉，八曰衣服齐整言语从容，九曰主恩宪德满口常称颂，十曰坐上客常满樽中酒不空。
这十字令都不难理解，只是有人疑惑“认识古董”四字似乎空泛，梁章钜说这是不了解江南的情况。南方各大省州县官在办理“交代”，即前后任交接的时候，全凭首县对钱粮仓库进行核算，有的州县官在任时有亏欠，卸任时只好将平常收藏的“重物”交来充抵。梁说他曾在知府万承纪处见到英德石山一座，兼具“皱、瘦、透”之美，无疑是石山中的上上之品。而且，上面还有著名书法家赵翼的亲笔题款。梁问石山的由来，万知府说：这是在丹徒任内办交代时抵了四百两银子。梁还在知府袁培处见到一大幅山水画，是宋朝人范宽所作，也是交代时抵了五百两银子。梁据此反驳说：“假如首县不认识古董，遇到州县官交代时拿来这些‘重物’，又怎能判断真假呢？像十字令中的第十字‘坐上客常满，樽中酒不空’，也只有江南那些处于交通要道的‘要缺’‘最要缺’才有，而那些偏远苦瘠的地方，即使是首县，也还是攀跻不上的。”
清代乾隆时期有两大才子，人称“南袁北纪”，“北纪”即纪昀，“南袁”就是袁枚。这位袁大才子曾在谚语所说的“恶贯满盈，附郭省城”的江宁做知县，后来他实在忍受不了“为大官做奴”的日子，愤然辞职回家。他的好朋友很不理解他：正值人生辉煌时期，又是进士出身，两江总督尹继善又很赏识你，应该不愁仕途前程。袁枚在《小仓山房文集》卷十六《答陶观察问乞病书》中道出了他辞官的真实原委和个中心曲。这是一篇理解清代基层行政组织中“做官难”，做附郭省城的首县“难上加难”的难得文献。袁枚说自己并非看不上小小县令，也不是久在知县的位置上，升迁无望才“有所激而逃”。世间的事总是有所能有所不能，做官也一样，有可久有不可久。以汉朝的循吏而论，他们专城而居，推行道化，生荣而死哀。而京兆、三辅多豪强，兼之供张储偫（ｚｈì，储备之意），这就是不可久做的官。江宁类似古时京兆，民事较少，但迎来送往，供亿纷纭，实在强人所难。袁枚不改文人习惯，天性起得晚，但在省城做知县，把夜晚当白昼，每天起床时，若能听到鸡鸣，就是万幸了。他感到若“苦吾身以为吾民，吾心甘焉。而今之昧宵昏而犯霜露者，不过台参耳，迎送耳，为大官做奴耳”。
像袁枚这类进士出身的知县，并非没有治世之才，但负笈就学时的救世情怀，都在这让人无法忍受的“供张储偫”中剥蚀得精光殆尽。每天踏霜犯露，惶惶不可终日，不过是“为大官做奴耳”！是什么魔法一样的力量逼迫他们如此呢？“供而善，则报最在是；供而不善，则下考在是。”毕竟天高皇帝远，只有那些大官才�