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在前一章中列举出了一些科技含量较低的工具。它们可以用于收集、整理和组织管理这一过程的方方面面。你可以随意选取一个文件筐和一张纸来收集。在整理工作篮中的内容时，你可以马上处理掉许多花不了2分钟就能搞定的事。这时你需要即时贴、订书机和回形针。那些费时较长的阅读资料，如杂志文章以及备忘录等应该存放在另一文件筐中。剩下的任务目录表、活动提示信息、追踪查询信息等都需要某种形式的清单，或者把一些可以回顾的资料进行分类。
这些任务清单完全能够以技术含量较低的工具形式加以保存，如放置在文件夹中的资料（比如，在“电话”文件夹中不同的纸页上记录着你需要电话联系的有关人员的信息）或者采取中等技术含量的工具，在活页夹记事本或者计划手册上进行安排（如页眉上标着“电话”下面则排列着姓名）：或者采用数字形式的清单（如掌上电脑中“待处理”条目中的电话一栏，微软outlook软件中的“任务”栏）。
除了保存可以随身携带的参考资料（如电话地址记录本）以外，大多数计划手册都是针对清单（你的日程表实际上也是一种形式的清单，按照时间的先后顺序标了某一具体时间、具体日期相关事宜的提示信息）的管理而设计的。自20世纪80年代以来，大概有上万种计划手册在市场中流通，其中包括曾经轰动一事的袖珍记事本，高科技的pda，以及outlook和notes等软件。
你是不是应该把本书所介绍的管理系统全部纳入到你的管理方法中来呢，或者还是应该实施全新的策略呢？回答是哪一种有利于你改变不当的行为习惯，促进你正确地运用这些工具就选择哪一种。当然还必须考虑到效率这个因素。你是否经常收到大量的电子信息，这样采用电子设备来管理将更加简单易行；如果你经常需要与他人会面并频繁地改变计划，还需要一个书面形式的日程表吗？如果文件夹不适宜随身携带，你还会需要它来提醒你某些必打电话之类的事情吗？当然美学因素和娱乐性也不容忽视。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间更新了最佳的行动计划，而当时我仅仅是找个借口来把一下我的掌上电脑罢了。
提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。
当考虑否应该配备一个管理工具时，什么样的合适呢，一定要记住，真正的需求是管理你的清单。你应该能在忙碌中轻松创造一个清单，并在需要时定期地翻阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单以及正确的使用方法时，采用何种媒介已经变得无关紧要了，你只需要关注简洁、快速和趣味性。
构建一个归档系统的关键因素
一个简单而高效的个人资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他是否拥有方便快捷的资料归档系统进行评估。而对于经我培训的大多数人来说，这也就是他们可能获得最大改进的机会之一。有很多次，我开车带着客户到当地的办公用品店去购买了一个用于归档的文件柜、一大摞文件夹、一个打签机，目的就是为了能够创造一个空间来存放2/3的“资料”。此前，这些物品正七零八落的散落在他的写字台周围和书柜中，有的干脆在地上。
如果你的归档系统无法达到快速、有效、妙趣横生，那么你就会对整个过程产生抵触情结。
在这里，我们主要是针对一般性参考资料的归类分档问题，这与分门别类的文件归档系统截然不同。分类文件归档系统专门用于存放各种合同、金融信息或者其它应该拥有独立空间和目录索引的数据。而一般性参考资料的归档系统则用来保存各类文章、宣传手册、论文、笔记、印刷品和传真件。基本上，这囊括了所有你希望保留的、有趣的或者有用的资料，然而，它们又不属于哪一个专门的类别，不可能像装订成册的研讨会文件那样独立地放置在书架上。
成功归档分类的要素
我强烈地建议你使用自己的归档系统，并且就保存在伸手可及的地方。这样一来，你用不了一分钟就可以从工作篮中提取一份材料，或者将电子邮件打印出来。如果目前并不需要它，但它对你未来的工作又具有潜在的价值，这时你可以迅速地将它存入可靠的系统中去。如果完成这一系列工作所耗费的时间超过了一分钟，那你还有可以提高的机会，因为你大概不会将这个文件归档，而只是把它放置一旁。这个归档系统要兼顾趣味性、简洁性、时效性和完整性。否则，你会在潜意识里拒绝清空整理这些事情，甚至连看一眼都不愿意。别泄气！我曾经见过一些人，一旦他们的个人档案系统建立起来并投入运行，他们就从一开始的强烈抵触渐渐变成享受整理资料的乐趣了。
当你把一纸孤零零的文件整理妥当，即使是一张字迹潦草的便条被归入独立的文件夹内，你也一定会感到如同处理了一大宗正式的文件一样心情愉快。组建和管理文件夹要耗费大量的时间和精力，因此，对于一些资料，人们要么不保存，要么把它们胡乱地塞到柜子和抽屉里，比如外卖的菜单或者火车时刻表等。
如果你希望采取什么手段，建立起一个简便易行的参考资料管理系统来存放一切资料，马上动手吧！我的系统动作出色，许多人尝试以后也有同感。因此，我强力向你推荐下面的方法。
把参考资料文件夹放在伸手可及的地方
归档工作应该能够在瞬间完成，并且操作简单。如果每当你想存放某些特殊文件时都不得不站起来，那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边，从而放弃了归档。同时，你也很可能抵触整个管理计划（因你潜意识里认识到，那其中也许还存在需要处理的文件呢。）我培训过的许多人都已经重新设计了办公室的布局。现在坐在椅子上的时候，一转圈就可以取到4个抽屉里的参考资料，不用再满屋子乱窜了。
一个按照字母顺序排列的系统
我建立了一个按照英文字母顺序排列的归档系统。一般而言，人们倾向于把文件夹当做一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体存放位置的时候，它可能出现的地点将会呈几何倍数大大地啬。一个简明扼要的按照字母顺序排列的系统可以根据主题、工作、人或者公司加分类归档，这样即使你忘记了放在哪，也仅仅面临着三四个选择。在通常情况下，你可在每个标签下至少设立一个分主题，比如：“园艺――花盆”和“园艺――想法”，这些都可以排列在字母G的下面下面（园艺garden）
目前我为自己的一般性参考资料文件夹设立了4个专用抽屉。每个抽屉的外面都清楚地标明了“A~E”、“F~L”等标签。一旦某份资料贴上标签以后，我就不用再花心思去考虑放在哪里了。
过于庞杂的参考资料应该安置在独立的柜子里。但假如它们还装不满半个文件夹，我建议你还是把它们存入这个字母系统中。
准备大量备用的新文件夹
我手头上储备了大量的新文件夹，处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候，却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前，恐怕再也没有比这更糟糕、更让人沮丧的了。在任何情况下，抽屉中的文件夹都应该至少有一半是未使用的或者是可以重复使用的。经验之谈：当数量降低到100以下时，重新排序
保持抽屉中的材料少于3/4
坚持使放在抽屉中的材料略低于3/4。如果每个抽屉都已经塞得满满当当的，你的潜意识里就会排斥新资料的存入，结果导致参考资料堆积如山。如果发现抽屉开始变得拥挤不堪，我就会在打电话等候时动手进行整理。
我知道，几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你珍视这层“保护膜”的价值，如果你确实希望消除潜意识中的抵触情结，那就必须让抽屉保持密切配合的状态，以便你能够不费力地放入或者抽取需要的资料。
某些人面对这种情况时，会作出这样的反应：“我必须再多添置几个文件柜：，似乎这是一件令人恐怖的事情。快来帮我一把吧！如果这些资料真的值得保留，那么你就理所当然地希望可以轻松地资料，对不对？如果达不到这一目的，那你为什么还要继续保存它呢？人们常说，我们正处于信息时代，如果事实果真如此，而你的做法却又恰恰阻碍了你从这个时代获益，这应该不是聪明的做法吧。
也许你还需要创立另一个区域，以便使手边上的一般性参考资料系统留有充裕的空间。有些已告一段落的工作的资料以及一些“闲置”的用户资料文件夹，也许都还存一定的保留价值，但你完全选择另外的区域保存它们，或者至少放在你的工作空间之外。
用自动打签机来标注文件夹
打印标签彻底地改变了所有文件夹的本质以及你与他们之间的关系。会议室桌子上摆放着冠以标签的文件夹，令人赏心悦目，每一个人都能找到需要的资料；从远处看或者一打开公文包，便一目了然；当你打开抽屉的时候，一眼就可以看到那些按字母排列顺序的排列整齐的文件夹，上面标着像是打印出来的工工整整的目录。因此，打开抽屉查找或者放入一份资料就变得乐趣无穷了。
也许随着新千年的进一步发展，那些天资过人的科学家们将会对此提出像神经学一样深奥的理论根据――为什么标清楚的文件夹具有如此神奇的功效呢？请相信我，直到那里，它的功效才会完全显现出来。现在赶紧去准备一个打签机，而且必须是完全属于你的。你必须把它一直放在手边，以便随取随用。如果你正打算将某材料归档，却发现打签机不翼而飞了