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加工处理并不意味着“花费时间”、
紧急搜索并非加工处理
大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。
然而这并不是我们所说的处理工作的正常程序，这充其量只是一个紧急搜索。当你开始进入加工处理的行动模式时，必须养成这样一个习惯：即从一端入手，按顺序一次只解决一项内容。一旦你打破了这一原则，只去处理你想要解决的事情，并且顺序杂乱，结果某些事件必然被遗漏掉了。因此，你将失去这个功效卓著的“漏斗”，所有的事物又将铺天盖地地布满你的写字台和办公室。
“后进先出”法，还是“先进先出”法
从理论上讲，你应该把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始清理。事实上，只要你能够在一段比较合理的时间内，完成从一个末端到另一末端的整理工作，其结果是大同小异的。无论如何，你在短时间内可以没有遗漏地检阅全部的内容。然而如果你试图整理一大堆积压已久的电子邮件，恐怕你会发现，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率。这是由于所有的讨论中的头绪是一个一个相互叠加而累积起来的。
工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。
一次一项内容
也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的眼睛又不由自主地落到下面的另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二项工作对你具有更强的吸引力，因为你对如何解决它胸有成竹，而对于手头上的这件事你一点也不感兴趣。这可是一个危险的信号：由于你把精力转移到下面一项更简单、更重要或者更有趣的事情，很可能你会把手头上的工作扔到一边，使它再次积压在你的办公桌上。
大多数人也希望能够立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽力搞定它们。尽管我本人非常理解人们这一急切愿望，但是，我还是始终提醒我的客户们：把所有的内容放回原处，除了最上面的一项。每次只强调一项内容，可以迫使你集中注意力作出判断。注意力是确保问题解决必不可少的条件。即使你的思考被迫中断，你处理的事情也不会再次陷入失控状态。
多重操作的例外
对于一次处理一件事这个原则，存在着一个难以捉摸的例外，某些人在作出决定前，的确需要转移一下工作的重心。当我注意到某人出现这种情况时，我就允许他在处理事物时，同时取出两件，有时是三件事。只有这样，选择行动方案的过程才会变得简单迅速。
请记住，多重操作是一个例外，而且，只有当你坚持遵循快速完成每一项任务的原则时才会奏效。此外，永远不要逃避那些超过一两分钟才能够作出的决定。
永远不再放回工作篮
你只有一条单程路线离开工作篮。尽管事实上，对事物仅仅只处理一次并非是一个好语音，但这条单程路线体现了那条古老的警言“处理一次”（handlethingsonce）的真实寓意。如果你照此办理，你就永远不会背负着一个清单，因为当你读到这个清单时，你即刻就将它们一一搞定了。这条建议的中心意图在于，根除一种不良习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，但却即不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁。因此，一条善意的忠告是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。
加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”
你已经领悟了要点，每一次你只会对付一项任务。此外，你还将针对每一个任务作出果断的决定。听起来似乎轻而易举，但这要求你必须想得又快又准。在大多数的情况下，行动方案需要反复斟酌，因此，你必须作出判断。
例如，第一项任务是：是否需要你与某人通一个电话？填写一张表格？从因特网上下载某些信息？去商店采购？同你的秘书谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？如果存在行动的可能，那么，这项任务独特而确切的本质将界定下一步行动可能的几种选择。然而，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又应该怎么办呢？
就像是一只在一个挤满了裸体的账篷中的蚊子，我清楚自己想要做什么，但是却不知道从哪里下手。
――斯蒂芬。贝恩
如果不需要采取对策时，又应该怎么办呢？
很可能的是，你的工作篮中存在着一些不需要采取行动的任务。在这种情况下，一般有三种情况：
1、垃圾
2、待孵化的项目
3、参考资料
垃圾
如果一直采纳了我的建议，你必然已经淘汰了一大堆的东西，同样的，你还可能已经把堆积如山的资料存入了“工作篮”，这其中也包括那些你不再需要的资料。因此，当你动手开始处理时，如果发现工作篮中仍然存有大师的废物，不要感到惊讶。
处理你生活中的一切事物，将令你对自己的每一步行动做到心知肚明，同时，也对不应之举一清二楚。我培训过一位基金组织的负责人，他发现自己居然积累了太多的电子邮件（上千封），而事实上他不打算回复。他告诉我，在采取了我介绍的方法后，他把那些长期以来未尽的事宜，都一项项的步入了健康的轨道。
有时，恐怕你将面临这样的问题：是否需要保存某个资料以备清查。对付这种情况，我有两种方法：
1、扔掉它
2、保存它
这完全由你来决定。我认为，无论那一种方法都是不错的，你只用信赖自己的直觉，并且对工作空间保持一种理智的认识，大多数人对此忧心忡忡，这是因为他们从前的管理系统功效低下，而且界线模糊不清。如果你能够清楚地办公室参考资料、供应品与所需要采取的行动之间的界线，同时还拥有一个简洁易行的参考资料管理系统，你就可以轻松自如地保存尽可能多的资料。既然没有采取行动的必要，这也仅仅只是一个物理空间和后勤管理的问题啦。
归档专家们可以在这方面提供更多更详细的指导，此外，你的会计师也可以提供有关刻录保留的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我建议你对任务是否具有可操作性进行明确的界定。一旦搞清楚某项工作不需要采取任何措施，那就存在许多种可以选择的余地。
孵化
在你的工作篮中大概存在这样的情况，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有。”这样的例子有“
·一个宣传小册子，通告与一位客座演讲者的一次商务早餐会。你也许非常希望去参加，但时间是两周以后，因此你目前还无法确定到那时你是否还留在此地，或者是出差在外。
·三周后召开的一次董事会议的日程安排。你已经收到了邀请，目前你并不需要采取任何行动，只需要等待在开会的前一天浏览一下日程安排。
·一个有关个人理财的软件升级的广告。你确实需要更新到这个新版本吗？你不知道，那就暂时把问题放在一边，一周后再去考虑吧。
·一个想法，也许你希望在明年的销售年度会议上提出来。目前也不必行动。但是你希望在制定计划时得到提醒。
·一张写给自己的字条，是关于参加一个水彩课程的，但目前你已经顾不上了。
在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：
1、把它们记入“将来某时/也许”清单；
2、你的日程表，或者放入“备忘录”文件夹中。
3、这些孵化程序的宗旨在于：他们为你提供了一个摆脱所有的精神负担的机会，同时使你相信某些行动的提示信息在适当的时候将会再次浮现出来。在下一章中，我将对组织管理进行详细的阐述。而现在，仅需要在这类事物上贴一个即时贴，标明“也许”或者“10月17日8时给予提醒”，然后把它们归入“悬而未决”一类，以备日后再整理。
参考资料
你将在工作篮中挖掘出许多情况，它们并不要求你采取任何行动，但它们又对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。较为理想的情况是，你已经建立起了一个文件归档系统。因此，当你浏览工作篮和电子邮件时，如果碰到这类你希望保存的资料，那就立即动手去做吧！
你很有可能还会发现各种各样的资料，你一心希望保留起来，却一直堆积一旁，或者塞进了拥挤不堪的抽屉中。造成这种局面的原因是，你的参考资料系统过于正统，或者根本就不存在。在现实生活“真刀真枪的拼搏中”，如果归档工作达不到简洁快速，生动有趣，那必然导致资料的堆积搁置，而不是有效的管理组织，结果千万处理加工这一环节陷入重重困难。
每当你碰到希望保留的资料时，做一标签贴在文件夹上，然后放入你分类归档的抽屉中；或者暂时贴上一个即时贴，交代给你的秘书或者助手进行处理。在我人事培训的早期阶段，我常常允许我的客户保存着“待归档”资料夹。而现在我早已经杜绝了这种做法。因为我发现，如果你不能马上采取行动，大概日后你也做不到了。
如果需要采取行，那到底是什么呢？
这可是一件大事啊。如果“工作篮”中有需要立刻落实的事情，你应该判定这一行动的具体内容是什么。“下一步行动”即意味着清晰可见的具体活动，它将失�