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障。大多数人在收集工作中存在着重大的遗漏。虽然很多人收集了大量信息，但是，他们却没有加工或确定需要采取哪些具体的行动。另一些人一时作出了绝妙的决策，却由于缺乏对其结果的有效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有一些人建立起了良好的系统，但是没能坚持回顾和检查，结果导致它们无法发挥应有的功能。最后，如果这些连接点中出现任何一个薄弱环节，决策方案都不可能是最佳的选择。
我们需要了解这5个阶段的发展历史，此外，为了使它们的功能发挥得淋漓尽致，我们还需要运用一些有效的技巧和工具。如果不是绝对必要的话，我发现在一天的工作中分别来处理这5个阶段将大有收获。有些时候，我只想网罗各种信息，不打算立刻决定行动计划。而有时，我可能只需要为会议准备一下我的发言稿。或者我刚刚旅行回来，需要对一路上收集和加工好的资料进行组织分类。还有一些时候，我希望检查我的工作清单。显而易见，我把大部分时间花在了我应该做的事情上。
许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图收集“最重要的事情”，并把它们按照重要程度和先后次序进行排序，然而，他们并没有拟定任何具体的行动方案。但是，如果你认为秘书的生日目前“并非那么重要”，因此暂时搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地消磨你的精力，阻碍你富有成效地思考那些真正重要的事情。
本章将具体阐述这5个阶段的内容。在第4章到第8章中，你可以看到一个逐步实施的方案，它针对每一阶段介绍一个无懈可击的系统，并且附有大量经典的实战经验。
收集。
要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。因为只有这样，你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来，你必须认识到，所谓的“真正地抓住了所有的事情”，事实上，它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些事情。
百分之百地捕获一切“未尽事宜”
为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时地代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的，那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。
在你翻阅这本书时，许多你必须处理的事情正在处于收集之中。信箱里收到了新的邮件，工作中增添了新的备忘录，计算机向你提示新的电子邮件已经到达，语音信箱里积聚着来自各方的留言。但是，与此同时，你正在从周围的环境以及你的大脑里，一刻不停地收集着那些原本不属于这些区域的信息。即使它们不会像电子邮件那样一目了然，这类“材料”仍然需要某种解决方法。如：在你书柜里的记事簿上，某些决策思路迟迟不能付诸实施；在你书桌的抽屉里，某些坏了的小电器需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放着一些过期的杂志—这些全都属于这类“材料”的范畴。
一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签，它就变成了一件未完成的工作。比如，如果你仍然需要决定某件事是否需要搞定，那么它就是不完善的事物。这包括你全部的“我将要……”、所有那些你已经决定实施但尚未采取行动的事情。当然，它还包括所有正在处理的事情，以及那些你已经竭尽全力，但只差宣布大功告成的事情了。
为了正确地管理这些悬而未决的问题，你需要把这个清单暂时放入一个“存储器”中，直到你能够抽出时间来思考一下它们到底都是一些什么样的问题，你打算怎样解决。然后，你必须定期地清空这些“存储器”，以确保这个收集工具可以随时随地取用。
大致说来，在广泛的意义上，一切事情都处于人们的收集之
中。如果没有一个可靠的外在体系对它们进行直接的管理，那么，
这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落里。事实上，即使你没
有把某项任务放入你的工作篮，也并不意味着它就不存在。在这里，我们主要讲的是，如何确保一切必要的事情统统得到了收集并且存储在你大脑之外的某个地方。
收集工具
有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料：
*实实在在的工作篮
*纸制的记事簿
*电子记事簿
*录音设备
*电子邮件
具体的工作篮
标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的、用于存放纸制资料的工具。其他任何需要分类处理的物品也可以存放其中，如：信件、杂志、备忘录、票据、电话记事簿、收据，甚至还有已经耗尽了电池的手电筒。
书写用的纸张或记事簿
活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准拍纸本，都可以出色地记录你灵机一动时冒出来的主意、随意搜罗来的信息，以及有待处理的事情等。哪一种符合你的口味，哪一种满足你的需要，你就选择哪一种。
电子记事簿
计算机可以用于存储简短信息，以便日后再处理。随着字符识别技术的发展进步，一系列用于保存数据的数码工具产品接连不断地面世，掌上电脑和电子记事簿都可以用来存储这类信息。
音频产品
目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备，如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息。
电子邮件
如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。寻呼机和电话也拥有这种功能。
高科技产品设备
现在，你能够以口述的形式给计算机输入命令，也可以以手写的方式敲进信息。随着交流模式越来越多地转换为数字和无线形式，我们记录信息的方式变得更加简单易行了。（同时，我们所收到的数据和需要我们进行处理的情况也将随之膨胀！）
“计算机！”
“是的，戴维，什么事？”
“我需要面包。”
“好的，戴维。”
我所需要的食品一项一项地被记录下来。在行动管理过程中，组织分析这一阶段进一步向数字化的方向迈进，“面包”将自动添加到我的电子食品清单中，甚至自动完成订货和配送的程序。
无论是高科技设备，还是技术含量不高的产品，上面所介绍的所有设备都起到类似于工作篮的作用，发挥着搜集一切具有潜在用途的信息、任务和行动方案的功效。恐怕，你早已经在使用这几种工具了。
影响成功收集的因素
遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：
1。每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。
2。你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
3。你必须定期地清空这些设备。
把一切赶出你的大脑
如果你试图在你的随机存储器内塞入过多的信息，那么，很可能你会丧失使用和清空这个工作篮的动力。大多数人并不把这些用于存储信息的工具放在心上，因为他们知道，无论如何，这些工具并不能代表一个独立而完整的系统。在他们的工作和大脑中，还分别存放着一系列不完善的事物，因此，他们无法从任何一处获取任何回报。结果，他们的大脑处于不停地运转之中。这就好似在布满了大洞的桌面上玩弹球一样，弹球接连不断地掉入洞里，使你一下子丧失了继续玩下去的兴趣。
这些收集工具应该成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工具，这样，无论你身处何处，都可以随心所欲地抓住任何一个极具潜力和使用价值的好主意、妙点子，把它们视为你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、驾驶执照或眼镜一样。
最大限度地减少收集设备的数量
你需要多少个工作篮，就应该设置多少个，但要限制在你可以应付的最小程度内。由于你希望获取的信息可能从任何一个地方钻出来，因此，在任何情况下，你都需要那些唾手可得、可以随时随地发挥功效的收集工具。然而，如果收集的区域过于广泛，你很可能无法做到轻松而连贯地处理这些信息。
对于高科技产品而言，收集容器数量过多并不会成为一个问题；对于大多数人而言，主要是在记事簿和实实在在的工作篮这些技术含量较低的设备方面，还存在改观的机会。你应该收集和整理所有手写的便条，而不是把它们随心所欲地堆放着，夹在记事簿里或塞进抽屉中。所有纸制资料文件也应该井然有序地放进工作篮中，而不是七零八落地堆积到任何一个角落里。
随着生活和工作变得日益复杂烦琐，采用标准的工具和手段来捕捉一些想法和信息就显得尤为重要。比如，当事业处于蒸蒸日上的发展中时，你也许会注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奋工作时产生的。如果能够把你的思考能力与高品质的存储工具结合起来，你就获得了提高工作效率的制胜法宝。