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和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新 产品——传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的 武器之一。
在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效 力。
为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广 为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。
最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理， 反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处
理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。
信息头绪整理技巧
1。只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰 从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范
围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集 的信息顺利地被运用。
人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟， 想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解
放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对
很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法 解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、
三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。
对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时， 我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，
该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片 上列举出来。
记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道 解决方法，也会逐渐清晰浮现。
混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身 的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可 恢复正常。
记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角 色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。
以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很 多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。
2。记忆是才华洋溢的根本 人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，
但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。 大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够
顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有“现在我必定 要作某事”的意识，而不是“请打开吧！我需要某项资料”。意识能使头脑
确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。
对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就 很难以达到目的。
难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且 搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。
例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休 地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，
他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。
不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方 式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万
有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。
以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁 置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬 清的功效。
虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定 会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情
放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用 愈活的，记忆是才华洋溢的根本。
3。稍加记录后，暂且抛却问题 想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好
也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作 法。
如前所述的“暂且抛却”，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。 而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能
意想不到地解决问题。
但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于 潜意识中有“无法忘记”的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新 的观点重新出现。
因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考 同样问题），使它疲乏，无法正常运作。
再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。
4。积极的休养是使头脑清晰最好的方法 工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思
绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可 能利用短时间休息。
这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅 三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。
短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。 偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，
尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。
把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹 冷气“休息”更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象
棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。
刚才所说的运动，应该算是“消极的休养”，只是在浪费时间，而前面 所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为“积极的休养”。反正
只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是“积极的休养”。实行 这种方式，才能稳健处理资料。
“积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而 言，绝不能漠视这一点。
5。将复杂问题“分条化”处理是解决的关键 卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说
道：“一切拜托了！”正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼 后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让
卡文先生得知真正的“详情”，以致使他常常在处理上摸不着头绪。
不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们 不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，
就用“你是局外人”这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及 遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法
律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如“到底应先考虑 什么”的问题，首先以切身问题为例，例如：“税金”、“不动产”、“分
配方法”等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。 对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解
决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。 对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分
解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真 的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是
归功于此。 所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以
使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没 错。
6。以因数分解法，使头脑清晰 前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，
一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。 比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。
论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。 一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、
“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章， 就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。
因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用， 其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。
7。细分法的另一个武器——分枝法
“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。 任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只
有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的 评价。
譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于 今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不
得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可 能的。
管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可 设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，
作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也 细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分